Program do zarządzania przedsiębiorstwem prywatnym
INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA
wersja beta
uwagi prosimy wysyłać na adres: 4dfirma@dag.pl
Drogi Kliencie, nabyłeś program, który pomoże Ci rozwiązać problem rozliczania się z
fiskusem i rejestrowania wszystkich zdarzeń gospodarczych zgodnie z wymogami Książki
Przychodów i Rozchodów.
Podstawową cechą programu, jest to, że nie wypełniasz w nim pozycji księgi przychodów i rozchodów
- program prowadzi księgę i magazyn - automatycznie.
Do Twoich obowiązków należy jedynie rejestrowanie
codziennych "zdarzeń gospodarczych" w firmie:
zakupu, sprzedaży i kosztów.
Program: Dariusz Oskroba
Instrukcja: Agnieszka Salska-Oskroba
v. beta 2009.01
Spis Treści
ROZDZIAŁ 1. Pierwsze kroki
ROZDZIAŁ 2. Bilans otwarcia
ROZDZIAŁ 3. Zakupy
ROZDZIAŁ 4. Sprzedaż
ROZDZIAŁ 5. Koszty
ROZDZIAŁ 6. MAGAZYN
ROZDZIAŁ 7. Klienci i dostawcy
ROZDZIAŁ 8. KSIĘGA
DODATEK "Szukanie i Sortowanie"
Indeks
Zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów
i zaleceń Urzędów Skarbowych, należy co miesiąc dokonać wydruku
pozycji księgi.
Program robi to automatycznie po wybraniu z
menu "Księga" odpowiedniego miesiąca.
Przeczytaj ten rozdział uważnie, jest tu wiele informacji potrzebnych
do bezproblemowego rozpoczęcia pracy z programem 4D Firma Książka Przychodów i
Rozchodów.
Przed rozpoczęciem pracy
Na MacOS X
Na PC/Windows
Przeczytanie literatury dla początkujących w zakresie obsługi Mac (lub PC) oraz MacOSX/Windows
pomoże Ci w trudnych chwilach oraz ułatwi pracę z komputerem.
Użytkownicy i hasła
Podczas każdego uruchamiania programu pojawia się okno, gdzie każdy z
kolejnych użytkowników wpisuje nazwę swojego konta - zazwyczaj imię i nazwisko oraz
hasło. Hasło definiuje się w programie wybierając z menu Plik>Twoje hasło.
Program na początku posiada zdefiniowane następujące konta:
Powinieneś wpisać właściwą nazwę konta (np. "Jan Kowalski") i nacisnąć przycisk OK.
Za pierwszym razem użyj konta "Szef" - bez hasła. Później, gdy określisz swoje hasło,
trzeba będzie je wpisywać przed naciśnięciem OK. Programu mogą używać użytkownicy o różnych prawach.
Opis Menu
Po wybraniu użytkownika i hasła pojawia się plansza z paskiem menu u góry (rys).
Na pasku menu, znajdują się napisy:
. Plik . Edycja . Operacje . Specjalne . Help
Każdy taki napis to tzw. menu. Po naciśnięciu takiego napisu kursorem myszy, menu
rozwinie się w dół umożliwiając nam wybór właściwej opcji.
Menu Plik jest głównym menu programu. Tutaj uzyskujesz dostęp do najważniejszych danych programu. Operacje służą do wykonywania istotnych ale niecodziennych operacji na Twoich danych. W menu Specjalne zgromadzone są funkcje nie mające związku z danymi, ale ważne dla działania programu. Menu Edycja i Help - to standard w każdym programie. Zwróć uwagę że ustawienia programu - Preferencje - znajdują się jak zwykle w menu Edycja.
Plik
Edycja
Operacje
Specjalne
Help
Menu sytuacyjne
Nie chodzi tu o menu kontekstowe pojawiające się w różnych programach po naciśnięciu prawego przycisku myszy, ale o dodatkowe menu pojawiające się na pasku, w czasie wyświetlania się konkretnego ekranu. Np. w zakupach wyświetli sie dodatkowe menu Zakupy, w fakturach Faktury itd. Menu sytuacyjne dostępne jest wtedy gdy w związku z wyświetlanym ekranem, możliwe są do wykonania dodatkowe czynności.
Menu sytuacyjne zostały opisane w odpowiadających im rozdziałach.
Ekrany (formularze) i przyciski
W programie występują przede wszystkim dwa rodzaje ekranów. Pierwszy to lista z danymi, gdzie na jednym ekranie możemy zobaczyć nawet wszystkie informacje danego typu (np. koszty, faktury, dostawcy itd.) zgromadzone w programie. Drugi typ ekranu to formularz wprowadzania i oglądania danych dotyczących jednego wiersza wspomnianej poprzednio listy. Zatem dotyczy on jednej faktury, jednego klienta, jednego kosztu itd.
Na obu rodzajach ekranów (formularzy) umieszczone są przyciski wykonujące standardowe operacje:
Lista:
Formularz wprowadzania danych :
Jeśli dokonałeś niezbędnych ustawień danych o firmie, haseł, rejestracji, itd. to następna
czynność którą powinieneś zrobić po rozpoczęciu pracy z programem, to wprowadzenie
bilansu otwarcia ( w menu Operacje > Bilans otwarcia ). Zwróć uwagę na to, że bilans otwarcia trzeba zrobić
jednorazowo, bez przerywania pracy. Jego zapisanie powoduje dokonanie odpowiedniego wpisu w KPiR.
Powinieneś dysponować remanentem (spisem z natury) wraz z wartościami (mogą to być
ceny zakupu) poszczególnych asortymentów.
Realizujesz to poprzez wprowadzenie zakupu nr 0 w tym celu wybierasz z menu Zakup
opcję Bilans otwarcia. Pojawia się nowe okno.
Okno "Rejestracja Bilansu Otwarcia"
Musisz teraz wypełnić kilka pól informacyjnych a następnie przejść do rejestracji pozycji
Bilansu. Poruszanie między polami umożliwia Ci tabulator (klawisz ->|).
1. Data sporządzenia bilansu. Wypełnia się automatycznie. Skoryguj datę bilansu otwarcia
Jeśli jest niewłaściwa.
2. Opis. W polu opis możesz dopisać dowolny tekst, np. kto robił bilans.
3. Razem. W polu Razem wpisujesz łączną wartość towarów w magazynie po cenach
zakupu netto.
4. (Nr) pozostaje bez zmian, skrót B-O oznacza Bilans Otwarcia.
Przechodzisz do wypełniania tabelki w centralnej części formularza,
kliknięciem w przycisk + z jej lewej strony rozpoczynasz rejestrację pozycji bilansu. Pojawia się nowe okno.
( w tym przypadku tytuł ten należy rozumieć jako "Pozycja Bilansu Otwarcia"- ten sam
formularz wystąpi w Zakupach, zastosowanie tego samego formularza oszczędziło miejsce
na dysku).
1. Kod towaru. Każdemu towarowi z Twojego remanentu przypisujesz kod literowy,
literowo-cyfrowy lub cyfrowy łatwy do zapamiętania, np. "Pana35" jako kod dla
magnetowidu Panasonic NVJ 35 (zalecamy wpisywanie kodu bez spacji, ponieważ spacja
zostanie zapamiętana jako pełnowartościowy znak i później gdy będzie trzeba odszukać ten
towar będziesz się zastanawiać czy był to kod "Pana 35" ( ze spacją) czy "Pana35" (bez
spacji). Jeżeli kod został wpisany bez spacji to kod wpisany ze spacją nie zostanie
znaleziony przez program).
Po wprowadzeniu kodu towaru pojawia się informacja:
"Ten rekord nie istnieje w pliku Magazyn co zamierzasz zrobić?."
2. Naciskasz przycisk "Utwórz go" (ponieważ towar wprowadzasz po raz pierwszy do
magazynu). Pojawia się nowe okno " Karta Magazynowa" z wieloma rubrykami do
wypełnienia, z których wypełniasz tylko niektóre.
Okno "Pozycja kupiona" c.d.
Teraz wpisujesz :
1. Cena zakupu j.m. (jednostki miary) - jest to cena bez podatku.
2. Ilość - dane z remanentu.
Pozycji "Zapłacony VAT" - nie musisz wypełniać, ponieważ jest to bilans otwarcia.
Naciskasz przycisk "Zapisz" i wprowadzasz kolejny kod towaru.
Po zakończeniu Bilansu otwarcia naciśnij przycisk "Zapisz". Potem naciśnij przycisk "Przerwij". Pojawi się początkowa strona Bilansu otwarcia.
Okno Rejestracja Bilansu Otwarcia c.d.
1. Naciśnij przycisk "Zapisz".
2. Naciśnij przycisk "Anuluj".
Wprowadzony w ten sposób remanent pojawi się automatycznie w magazynie.
Bilans otwarcia - II sposób.
Zdarza się, że kłopotliwe jest jednorazowe, tzn. bez przerywania pracy, wpisanie bilansu
otwarcia, dlatego też proponujemy drugi sposób w przypadku kiedy Twój spis z natury
zawiera wiele pozycji.
W menu Plik wybierasz Magazyn, potem naciskasz przycisk Nowy i wypełniasz nowe Karty
Magazynowe (szczegółowy opis wypełniania znajduje się w I cz. rozdziału Bilans
Otwarcia)
Trzeba przynajmniej wypełnić karty magazynowe dla towarów aktualnie znajdujących się
w magazynie, tzn. tych, które później będziesz wprowadza. bilansem otwarcia.
Twój bilans otwarcia będzie w tym przypadku polegał na:
Jeśli dokonany został zakup towarów handlowych, udokumentowany rachunkiem lub
fakturą, to musisz ten fakt zarejestrować.
W tym celu: wybierasz w menu Plik>Zakupy i
na górze ekranu naciskasz przycisk "Dodaj nowy wpis".
Pojawi się ...
Okno "ZAKUP"
Między polami można porusza. się przy pomocy myszy lub używając
tabulatora, (klawisz ->|). Należy wypełnić wszystkie pola zgodnie z instrukcją a następnie
zapamięta. wprowadzony zakup. Można też określić czy jest to zakup za który już
zapłaciliśmy (kratka "Zapłacony") lub sporządzi. i wydrukować przelew do danego
kontrahenta (przycisk "Rób Przelew").
1. Data, numer i opis rachunku. Pola data i opis wypełniają się wstępnie same - możesz je zmodyfikować. Opis widoczny jest na liście zakupów, proponujemy wpisać tu krótką informację jakiego zakupu dotyczy faktura czy rachunek.
Koniecznie wypełnij pole Nr rachunku !
2. Kod dostawcy. Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnianie danych o dostawcy.
Wypełniasz tu tylko pole Kod dost. i NIE WYPEŁNIASZ INNYCH (adres, nazwa).
Wypełnianemu dostawcy należy tutaj nadać kod łatwy do zapamiętania, który może
zawiera. nie tylko cyfry ale i litery. Tego dostawcę będziesz później identyfikował
używając właśnie tego kodu.
Po wpisaniu Kodu dost. naciskasz tabulator, po czym pojawia się okienko dialogowe.
Program 4D FIRMA pyta Cię teraz czy chcesz wpisywać. dane o nowym dostawcy.
Naciskasz "Utwórz go", Jeśli chcesz jeszcze poprawi. kod naciskasz "Wróć".
O tym jak wypełnić formularz dostawcy dowiesz się z rozdziału "Klienci i dostawcy".
Jeśli wypełniłeś już dane dostawcy i program wrócił do okna "Zakup" to nadszedł
właściwy moment na wpisanie pozycji z rachunku lub faktury zakupu.
3. W tym celu musisz podwójnie kliknąć myszą w tabelkę. Pokazuje ją migający trójkąt
z jej lewej strony. Pojawi się nowe okno.
Okno "Pozycja kupiona".
1. Kod Towaru. W przyszłości będziesz wpisywać. tu kod towaru, który masz już w
magazynie. Jeśli nie będziesz pamiętać kodu to wpiszesz znak "@" i naciśniesz
tabulator - program przypomni Ci co masz w magazynie i umożliwi dokonanie wyboru.
Dokładny opis posługiwania się znakiem specjalnym "@" znajduje się w Dodatku
"Znak @".
Teraz, gdy nie masz jeszcze towaru w magazynie, przy każdym pierwszy raz
kupowanym towarze musisz nadać mu kod. Robisz to wpisując po prostu nowy kod w
pole Kod towaru.
Przy nadawaniu kodu musisz pamięta. o tym by był możliwie krótki i łatwy do
zapamiętania. Np. gwoździe 2 calowe ocynkowane mogą mieć kod GW2O. Dobrze jest też
gdy na podstawie kodu możemy odczyta. podstawowe cechy towaru.
Po wpisaniu kodu i naciśnięciu tabulatora program umożliwi nam wprowadzenie i
zapamiętanie na stałe opisu danego asortymentu. W przypadku towaru wprowadzanego
po raz pierwszy pojawia się okienko dialogowe, "Ten rekord nie istnieje w pliku
MAGAZYN", naciskasz "Utwórz go" (ponieważ nie istnieje w pliku "Magazyn", Jeśli
chcesz zmienić lub poprawi. wpisywany właśnie kod należy nacisnąć "Wróć" i
posługując się tabulatorem usuną. błędy). Pojawi się nowe okno: "Karta Magazynowa", o tym jak ją wypełnić dowiesz się z rozdziału "Magazyn"
2. Ilość (w jednostkach miary) - przepisujesz dane z odpowiedniego pola faktury
(rachunku);
3. Cena zak. jm. Wpisujesz cenę zapłaconą za jednostkę miary ;
4. Grupa. Wybierasz grupę podatkową (wybranie jej powoduje wyliczenie VATu);
5. Zapłacony VAT. Wypełniasz wtedy gdy chcesz wpisać inny VAT niż ten który się
wyliczył.
Jeśli ponownie wybierzesz grupę VAT, program ponownie wyliczy i wpisze wartość tego podatku w pole VAT.
6. Kiedy uznasz, że wszystko wypełnione jest poprawnie - kliknij w przycisk "Zapisz".
Pojawi się nowe, niewypełnione okno "POZYCJE KUPIONE". Jeśli rachunek zakupu
zawiera tylko jedną pozycję (tę wypełnioną przed chwilą), to naciskasz przycisk
"Anuluj", Jeśli więcej - to powtarzasz wyżej opisane operacje wprowadzania dla
wszystkich pozycji kupionych. Gdy wpisane są już (i zapisane) wszystkie pozycje, to na
niewypełnionej planszy "Pozycji Kupionych" naciskasz przycisk "Anuluj". Program
wróci do okna "Zakup".
okno "Zakup" cd.
4. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji zakupu, możesz jeszcze określić czy zapłaciłeś
już za ten zakup - służy do tego kwadracik "Zapłacony". Jeśli chcesz dopiero zapłacić za
towar, a płatność robisz przy pomocy przelewu to naciśnij przycisk "Rób przelew". Jak
zrobić przelew dowiesz się z rozdziału "Przelewy".
5. Po zakończeniu wprowadzania Nowego Zakupu, naciskasz przycisk Zapisz
(zapamiętanie wpisanych danych) lub Anuluj (utrata wszystkich danych wpisanych od
momentu wyboru z menu: Zakupy - Nowy).
Sprzedaż, za wyjątkiem usługi, powinno się uruchamia. dopiero wtedy gdy zostały
dokonane już jakiekolwiek zakupy (towar jest w magazynie), lub istnieje już usługa jako
pozycja magazynowa.
Jeśli nadszedł czas na wystawienie faktury, wybierasz menu Przychody i opcję Faktury.
Pojawi się lista wystawionych dotąd faktur (na początku będzie ona pusta), z rzędem
przycisków na dole.
W celu wystawienia nowej faktury, klikamy w przycisk Nowy (pierwszy z lewej) co
powoduje pojawienie się okna Faktury z wieloma polami do wypełnienia.
Okno Faktury służy do wpisywania informacji, które powinny znajdować się
na wydrukowanej później fakturze.
Wygląd tego okna nie ma nic wspólnego z wyglądem wydrukowanej faktury.
1. Nr faktury. Jeżeli pole to wypełniamy po raz pierwszy - pojawi się tu zero. Należy
wpisać w nie numer faktury którą chcemy wystawi.. Od niej rozpocznie się numeracja
faktur. Następne numery faktur będą generowane automatycznie, przyjmując kolejne
wartości.
Jeśli rozpoczynasz pracę z programem 4DFirma w ciągu roku, czyli masz już wystawione
faktury, to sprawdź jaki numer ma ostatnia faktura wystawiona przed zakupem programu.
Pierwsza faktura wystawiona w programie 4DFirma powinna mieć numer o jeden
większy.
2. Kod klienta. Wpisujemy tu łatwy do zapamiętania kod odbiorcy towaru/faktury
(istniejący lub nowy), powinna to być skrócona nazwa firmy. Przy kolejnych fakturach
możemy odnajdywać istniejących odbiorców poprzez wpisanie znaku "@" jak to
omówiliśmy w rozdziale "Znak @".
Przy wprowadzaniu danych klienta po raz pierwszy, pojawi się okienko dialogowe "Co
zamierzasz zrobić?". Po naciśnięciu przycisku "Utwórz go" ujrzymy szablon Danych
Klienta do wypełnienia. O tym jak go wypełnić dowiesz się z rozdziału "Klienci i
dostawcy". Dzięki bazie danych o klientach Program będzie dla nas pamiętał wszystkich
naszych odbiorców.
3. Data faktury. Pole to w przeciwieństwie do innych jest już wstępnie wypełnione datą
bieżącą. Jeśli z jakichkolwiek powodów chcemy wpisać inną datę, to możemy
zaznaczyć kursorem myszy datę lub jej fragment, skasować go (backspace) i wpisać
własną.
4. Sprzedawca, Termin Płatności, Forma Płatności. Pola te wypełniamy w podobny
sposób np. po naciśnięciu pola Sprzedawca pojawia się lista z której wybierasz osobę
wypełniającą fakturę. W razie potrzeby możesz modyfikować listy wyboru wstawiając,
dołączając, usuwając dowolne pozycje. Jednak wypełnianie tych pól nie jest
obowiązkowe.
5. Komentarz. Duży prostokąt w lewym dolnym rogu pozwala na wpisanie dowolnych
notatek dotyczących tej faktury (tekst ten drukuje się na fakturze).
6. Po wypełnieniu w/w pól faktury, rozpoczynasz wypełnianie jej pozycji.
W tym celu podwójnie pukasz w tabelkę poniżej (wskazuje nam ją migający trójkącik).
Na ekranie zostaje wyświetlony szablon Pozycja Faktury.
1. Wypełnij kolejne pola:
Pola:
Duży prostokąt w prawym dolnym rogu to miejsce na fotografię towaru metodą Kopiuj i
Wklej (control - c, control-v).
2. Kończysz wypełnianie pozycji naciskając przycisk "Zapisz".
3. Podobnie postępujesz z kolejnymi pozycjami faktury. Po wypełnieniu ostatniej i
naciśnięciu Zapisz, na następnej (pustej) naciskasz Anuluj.
4. Tak wystawioną fakturę zapamiętujesz naciskając ikonę dyskietki lub przycisk "Z + D"
(Zapisz + Drukuj). W tym drugim przypadku faktura zostanie zapisana i natychmiast
wydrukowana.
5. Aby wyjść z okna faktury należy przycisnąć ikonę przekreślonej dyskietki, wtedy
program wyświetli faktury w postaci listy. Czasami lista będzie zawierała tylko jedną fakturę - tę wystawioną przed chwilą. Żeby zobaczyć je wszystkie musisz nacisnąć
przycisk "Całość", znajdujący się pod listą.
Drukowanie faktury
1. Zaznaczasz (klikasz w...) dowolną fakturę.
2. Klikasz w przycisk Drukuj co spowoduje wydrukowanie faktury.
Pamiętaj, że program będzie drukował najpierw oryginał i zapyta nas o
"ilość oryginałów" - (chociaż ujrzysz napis Liczba kopii) należy pozostawi. cyfrę - 1.
Następnie zostanie wyświetlone ponownie standardowe okienko dialogowe drukowania,
w którym możesz określić ile kopii faktury potrzebujesz.
Wystawianie faktury korygującej
1. Wybierasz menu Przychody, opcję Faktury.
2. Z listy faktur jednym kliknięciem zaznaczasz fakturę, do której chcesz wystawi.
fakturę korygującą.
3. Naciskasz przycisk K znajdujący się wśród wielu innych pod listą faktur. Na ekranie
pojawi się faktura korygująca, na której musisz nanieść poprawki. Początkowo jest ona
identyczna z fakturą korygowaną, do Ciebie należy zmiana zawartości tych pól które
uległy w rzeczywistości korekcie.
4. Jeżeli poprawki dotyczą pozycji faktury, należy w nią wejść poprzez podwójne
kliknięcie, teraz można poprawi. opis, ilość, cenę, upust.
5. Po dokonaniu poprawek naciskasz przycisk Zapisz.
6. Program wrócił do okna "Faktury". Pozostaje w polu "Komentarz" wpisać słowo
"Korekta" i czego ona dotyczy, np. zmniejszenia ceny.
7. Teraz można już zapisać wszystkie zmiany naciskając ikonę dyskietki.
Koszty wprowadzasz analogicznie jak Zakupy.
Żeby wprowadzić nowy koszt, z menu Plik wybierasz opcję Koszty. Po
wyświetleniu listy kosztów (może być pusta) naciskasz przycisk Nowy.
Wpisujesz tu wszystkie dane z rachunku (faktury). Dane te będą drukowały się później
podczas drukowania księgi P-R.
1. Data. Wpisuje się automatycznie data bieżąca. Możesz ją jednak poprawi..
2. Nr rach. Tu wpisz numer jakim oznaczona jest faktura/rachunek na ten wydatek.
3. Typ Kosztu. Puknij w to pole i wybierz rodzaj kosztu z listy.
4. Wystawca:
-jeżeli jest już znany, to wpisujesz jego kod i wtedy automatycznie wstawiają się
jego wszystkie dane,
-jeżeli jest nowy, ustalasz kod (sugerujemy pierwsze trzy litery z nazwy firmy) i
klikasz. Ukazuje Ci się okno Dostawcy, które bardzo dokładnie wypełniasz
(jednorazowo), zatwierdzasz ikoną dyskietki i przechodzisz z powrotem do okna
kosztów.
5. Opis służy do wpisania szczegółów dotyczących kosztu np. co kupiono
i z jakim przeznaczeniem.
6. Netto. Tu wpisujesz odpowiednią kwotę z rachunku.
7. Grupa VAT - w to małe pole wpisz znak @ i naciśnij tabulator. Wybierz z listy
właściwą grupę podatkową, wtedy VAT wyliczy się automatycznie.
8. Zapisujesz naciskając ikonę dyskietki, jeżeli uznasz że wszystko jest poprawnie
wypełnione.
Dokument kosztowy jest w programie 4D Firma 1.6 jednopozycyjny. To znaczy że w
przypadku istnienia kilku pozycji kosztowych na jednym rachunku, musisz wprowadza. je
oddzielnie, szczególnie gdy pozycje różnią się grupą podatkową.
Menu Plik>Magazyn umożliwia nam przeglądanie i modyfikowanie zawartości magazynu.
Celowe jest zwłaszcza przeglądanie go pod kątem obrotów poszczególnymi
asortymentami. Program bowiem "zna" nie tylko stan magazynu ale zapamiętuje
narastająco obrót asortymentami w jednostkach miary.
Po wybraniu z menu Plik opcji Magazyn, pojawia się lista towarów w
magazynie.
Mamy tu możliwość przeglądania i modyfikowania "Kart magazynowych" (podwójne
kliknięcie w dany wiersz). Dla ułatwienia sobie pracy podczas wystawiania innych
dokumentów (patrz Bilans otwarcia - 2 sposób) możemy także wypełniać nowe "Karty
magazynowe" (przycisk Dodaj) pamiętając jednak o tym, że nie należy wtedy wypełniać
pola Na stanie.
Jeśli więc klikniemy w istniejący już rekord lub naciśniemy przycisk "Dodaj nowy wpis", w górnej
części ekranu do przeglądania magazynu, to pojawi nam się nowe okno - "Karta
magazynowa".
W tym oknie jest wiele pól. Do Ciebie należy wypełnienie tylko kilku z nich:
2. Drugim, sugerowanym przez program, polem do wypełnienia jest Opis towaru który będzie
pojawiał się na fakturze (ale możliwe będą zmiany tej treści). Na opis przeznaczyliśmy 80 znaków.
3. Jednostka miary- wpisujesz np. szt., m., kg., l. itp. (również pojawi się na fakturze).
4. Następnie kursor przeskakuje do pola SWW - trzeba w nim określić grupę podatkową
towaru. Jak to należy zrobić opisane jest dokładnie poniżej:
W pole SWW - należy wpisać znak "małpa" (@) i nacisnąć tabulator. Pojawi się okno
umożliwiające wybór odpowiedniej grupy podatkowej. Stawka 22% VAT nie wymaga
wpisania numeru SWW, decydując się na nią klikamy w kod numer 1. Automatycznie w
polu SWW "Karty Magazynowej" pojawi się "kreska" "-", w polu VAT (zapisze się później) - "22".
Każda inna grupa podatkowa wg przepisów wymaga podania PKWiU (SWW). Jeżeli więc
mamy towary o innej grupie podatkowej niż 22% musimy w tym miejscu samodzielnie ją
zdefiniować.
Przykład:
Chcemy wpisać towar objęty stawką 7%, w miejscu SWW wpisujemy odpowiedni numer np.
67212 i tabulator, pojawi się informacja:
"Ten rekord nie istnieje w tabeli VAT co zamierzasz zrobić?"
Naciskasz przycisk "Utwórz go" .Pojawi się okno "Podatek VAT" z miejscem na opis
pozycji z katalogu PKWiU. Opis ten, w przypadku nowego kodu SWW będzie pusty i
zostanie Ci umożliwione jego wypełnienie. Wpisz tam tekst definiujący daną grupę
SWW/KU. Pole opis nie jest wykorzystywane przez program i służy tylko do Twojej
informacji. Dzięki niemu wiesz jakiemu rodzajowi towarów/usług przypisany jest
niewiele mówiący numer SWW. Po wypełnieniu opisu i naciśnięciu tabulatora pojawia
się okno "DO WYBORU DLA: PODATEK", w którym posługując się myszką wybierasz
odpowiednią grupę podatkową. Po dokonaniu wyboru grupy podatkowej Kod podatku i
stawka procentowa pojawiają się automatycznie (dobre publikacje np. "Taryfa celna"
podają opr.cz cła i SWW stawkę podatku VAT ).
W tym okienku musisz wybrać kod podatku, i procent VAT.
Bez wyboru kodu podatku program nie będzie działał prawidłowo!
Dla grup 7% VAT jest to kod 2, klikamy "2" i w pozycji %, okna "Podatek VAT",
wpisana zostaje stawka 7. Całą operację należy zapisać klikając w ikonę dyskietki. W
pozycji % VAT okna "Karta Magazynowa" została również wpisana stawka 7.
Analogicznie należy postępowa. z pozostałymi grupami podatkowymi.
Należy zapamięta., że w programie dokonano już wstępnych ustaleń i powiązań
pomiędzy stawkami i grupami. I tak np. kod podatku 3 został przydzielony grupie 0%, a
kod podatku zw przydzielony grupie "zw".
Okno "Podatek VAT" pozwala wybrać grupy podatkowe według ustalonych już
powiązań:
Gdybyś jednak chciał wpisać nową grupę podatkową i przyporządkować jej nową stawkę
procentową ( % VAT) to w pozycji "Kod podatku" okna "Podatek VAT" wpisz dowolny
wybrany przez siebie kod różny od kodów w/w (na przykład "4"), pojawi się wtedy
komunikat: "Ten rekord nie istnieje w pliku "Stawki VAT" co zamierzasz zrobić?",
naciskasz przycisk "Utwórz go". Pojawi się okno "Stawki VAT". W miejscu stawka należy
wpisać np. 17 i zatwierdzić.
Nieco kłopotliwą konieczność samodzielnego wpisania stawek VAT docenisz dopiero
wtedy gdy ulegną one zmianie, a Ty będziesz mógł sam dokonać modyfikacji w swoim
programie bez konieczności kontaktowania się z dostawcą programu.
W celu zatwierdzenia nowej stawki naciskasz przycisk Zapisz i program wraca
do okna Podatek VAT, w którym powinniśmy tylko kliknąć przycisk Zapisz. W tym z
kolei momencie, program powraca do okna Karta Magazynowa.
5. Cena netto b/p (bez podatku). Wpisujesz tu cenę netto, czyli nie zawierającą podatku
VAT, po jakiej będziesz sprzedawać towar. Cena brutto (z VAT-em) policzy się automatycznie.
6. Minimum. Pole to przeznaczone jest do wpisania pewnej liczby jednostek towaru. Gdy
stan magazynu spadnie do podanej ilości - program automatycznie poinformuje Cię, że
czas uzupełni. zapasy.
7. Obrazek. Kwadrat w prawym dolnym rogu - miejsce na fotografię towaru metodą
KOPIUJ I WKLEJ (patrz: podręcznik dla użytkowników Windows ctrl-c,
ctrl-v),
8. Zestaw - po kliknięciu myszą pojawi się krzyżyk. Zestaw to towar składający się z
minimum 2 a maksimum 3 elementów.
Zdefiniowanie asortymentu jako Zestaw (kwadracik do zaznaczania - Zestaw) i
wpisanie na drugiej stronie Karty magazynowej (przycisk Dodatkowe dane)
spowoduje, że za każdym razem gdy sprzedamy zestaw (jedną lub kilka sztuk) to
zmniejszą się stany magazynowe elementów zestawu.
Jeśli asortyment jest zestawem to możesz wpisać w pole dowolną liczbę. Z punktu widzenia księgowości w magazynie nie ma zestawów a tylko ich elementy. Tą dowolną liczbą może więc być ilość zestawów którą zamierzasz sprzedać, co w miarę jej zmniejszania da Ci wgląd w ilość sprzedanych zestawów.
W przypadku gdy zestawy są nierozłączne czyli nie można sprzedawać elementów
luzem, wygodniej wprowadzi. taki zestaw do magazynu jako zwykły asortyment (tzn.
taki który nie jest zestawem).
Pamiętaj, masz możliwość wprowadzenia 3 elementów zestawu. Jeśli np. dwa z tych elementów są takie same to musisz je wprowadzić dwukrotnie. Musisz wprowadzić
ręcznie (nie ma możliwości wyboru z listy) do trzech kodów towarów znajdujących się już w magazynie i zaznaczyć kwadracik Zestaw. Niezaznaczenie kwadracika
spowoduje niezdejmowanie elementów zestawu z magazynu podczas sprzedaży.
Jeśli opisane możliwości zestawów nie wystarczają Ci, lub potrzebujesz pełnego kompletu
dokumentów magazynowych (WZ, PZ, MM itd.) powinieneś używać innego programu z rodziny
4D Firma. Ten inny program ("Zarządzanie sprzedażą")posiada m.in. wymienione dokumenty magazynowe oraz zestawy z
nieograniczoną liczbą elementów i ich ilością.
Pozostały Ci jeszcze pola:
. % VAT wypełnia się automatycznie.
. Na stanie - nie wypełniasz. Dzieje się to automatycznie przy wprowadzaniu Zakupów (i
dokumentów PZ). Stan magazynu jest ściśle związany z operacjami sprzedaży i zakupu,
zmienia się stosownie do wystawianych dokumentów.
9. Po naciśnięciu przycisku "Dodatkowe dane" pojawia się nowe okno z miejscem na
pełny opis towaru.
Okno "Karta Magazynowa - dodatkowe dane towaru"
Wszystkie pola w tym formularzu są opcjonalne i nie musisz ich wypełniać.
. Obrót - to pole wypełnia się automatycznie
. Alfa - wpisujesz dowolne znaki alfanumeryczne charakteryzujące Twój towar.
. Liczba - wpisujesz dowolną liczbę rzeczywistą charakteryzującą Twój towar.
. Element 1,2,3 - wpisujesz kody towarów - Jeśli ten asortyment to zestaw ( należy je
wcześniej zapamięta., gdyż w tym przypadku nie możesz liczyć na podpowiedź
komputera).
. Cena 1,2,3 - opcjonalne cenniki (np. walutowe), możesz je potem przepisywać do
właściwego pola Cena netto b/p. W tym celu naciskasz przycisk "Kursy/ceny" na ekranie
przeglądania magazynu. Program 4D Firma przeliczy Ci ceny towarów po podanym przez
ciebie kursie i wpisze je do pola Cena netto, które później jest używane do fakturowania.
W polu kurs zostanie zapamiętany kurs waluty podany przez Ciebie do wyliczeń.
. Pole tekstowe - na dowolne notatki n/t danego towaru.
. Ost. cena zakupu. Ostatnia cena zakupu - nie wpisujesz - wyliczy się automatycznie.
Oznacza cenę po jakiej ostatnio nabywałeś dany towar.
. Śred. c. zakupu. średnia cena zakupu (ważona) - nie wpisujesz - wyliczy się. Podczas
nowego zakupu towaru, program sprawdza, ile sztuk do tej pory było w magazynie i po
jakiej cenie średniej (zakupu), następnie "dodaje" do tego kupioną ilość po nowej cenie i
wylicza nową średnią cenę dla nowej ilości towaru w magazynie. Na koniec roku (lub
częściej), użyj tej ceny do zrobienia raportu określającego stan wartościowy magazynu.
Nie powinniśmy natomiast używać go do wprowadzania ilościowego towaru do
Menu to jest szczególnie przydatne w przypadku prowadzenia produkcji przez
przedsiębiorstwo, umożliwia nam wprowadzenie towaru do magazynu uproszczonym
dokumentem PZ. Uproszczenie polega na tym że nie drukujemy dokumentu po jego
wystawieniu a jedynie robimy raport (wydruk) w razie potrzeby, np. za miesiąc. Jeden
dokument PZ umożliwia wprowadzenie jednego asortymentu w dowolnej ilości.
W celu wystawienia uproszczonego dokumentu PZ należy wybrać opcję PZ z menu
Magazyn. Pojawi się lista wystawionych (może być pusta) PZ-tek, z rzędem przycisków
na dole. Naciskamy przycisk Nowy. Pojawia się nowe okno.
W głównej części okna PZ widoczny jest duży prostokąt do wyświetlania informacji.
Twoim zadaniem jest wypełnienie kilku pól z jego lewej strony.
1. Kod tow. Tu wpisujesz znak @ i wybierasz właściwy towar z listy. Jeśli pamiętasz kod
możesz wpisać go od razu.
2. Ilość - wpisujesz ilość sztuk towaru dostarczanych do magazynu
3. Opis. Tu możemy wpisywać. dowolne dane (uwagi) n/t towaru i przyczyny jego
wprowadzenia do magazynu.
Możliwość prowadzenia pełnej dokumentacji magazynowej (WZ-ki, PZ-ki, MM-ki itd.)
daje program "4D Firma - Zarządzanie Sprzedażą".
ROZDZIAŁ 7. Klienci i dostawcy
W menu Plik znajduje się opcja Klienci. Po wybraniu jej wyświetla się lista odbiorców Waszej firmy. Naciskając przycisk "Nowy" możesz dodawać nowych klientów do bazy. Dodawanie nowych klientów odbywa się także automatycznie podczas wystawiania faktur. Informacje o kliencie wypełniamy w poniższym oknie:
Przemieszczając się między polami tabulatorem lub myszą, wypełnij je w miarę
posiadania informacji o kliencie.
Wpisujemy tu łatwy do zapamiętania kod odbiorcy towaru/faktury
(istniejący lub nowy), powinna to być skrócona nazwa firmy. Przy kolejnych fakturach
możemy odnajdywać istniejących odbiorców poprzez wpisanie znaku "@" jak to
omówiliśmy w rozdziale "Znak @". Kod nie drukuje się na fakturze, jest tylko dodatkową informacją dla
posiadacza programu i może być wykorzystany tylko przy raportach lub drukowaniu
naklejek adresowych. Jeśli nazwą firmy jest nazwisko właściciela to musisz wpisać je
także w pole Nazwa Firmy.
. Program 4D Firma automatycznie drukuje faktury, faktury korygujące i
rachunki uproszczone. Rachunek uproszczony będzie drukowany Jeśli w polu NIP
wpiszesz symbol "b/n" (bez cudzysłowu).
. Zawartość tego pola jest drukowana w Księdze Przychodów i Rozchodów
jako "Nazwa kontrahenta" (należy tak dobra. skrót aby został wydrukowany w całości).
5. Jeżeli pola wypełniłeś poprawnie naciśnij przycisk Zapisz.
Na liście klientów znajduje się dodatkowy przycisk z wizerunkiem koperty. Służy on do
drukowania naklejek adresowych na koperty. Po naciśnięciu tego przycisku zgłosi się tzw.
edytor etykiet, w którym w prosty sposób można dopasować wydruk do posiadanych
arkuszy z naklejkami. Polecamy arkusze "Zweckform". Naklejki wydrukują się dla
klientów wyświetlanych na ekranie. Dlatego przedtem polecamy użycie przycisku
"Szukaj" lub "Wszystko".
Podobnie jak w przypadku klientów, 4D Firma prowadzi bazę dostawców. Można ją
otworzyć wybierając z menu Plik opcję Dostawcy. Wprowadzanie nowego
dostawcy, jak w klientach, przyciskiem "Nowy". Pojawia się formularz:
Do przemieszczania się pomiędzy polami używaj klawisza - "tabulator".
. Należy tutaj nadać kod łatwy do zapamiętania, który może zawiera.
nie tylko cyfry ale i litery. Danego dostawcę będziesz później identyfikował używając
właśnie tego kodu.
Wypełniasz tu dokładnie wszystkie
dane dostawcy (wystawcy faktury/rachunku na który zakupiony został towar).
to pola informacyjne. Przydadzą się Jeśli zapomnisz
nazwisko lub numer telefonu Twojego dostawcy.
. Ważne pola, 4D Firma pobiera stąd dane do wykonywania
automatycznych przelew.
3. Naciskasz przycisk " ". Program zapamiętuje dostawcę w bazie danych.
1.
2.
3.
4.
4D Firma menu Plik > KPiR służy do przetwarzania wprowadzanych do programu informacji, między
innymi do postaci Księgi Przychodów i Rozchodów. Po wyswietleniu się listy wpisów w księdze, pojawia się menu sytuacyjne Księga. Mamy tu kilka opcji do wyboru:
Jeżeli mamy wątpliwości dotyczące treści lub formy drukowanego tekstu księgi możemy
wybrać opcję "podgląd na ekranie", strony księgi zostaną pokazane na ekranie
monitora, a my będziemy mogli sprawdzić ich treść.
Program wraca do menu głównego po zamknięciu okna z listą pozycji księgi.
Ekran przeglądania księgi służy oczywiście do oglądania zawartości księgi w kolejności zapisów.
Mamy tu uproszczony przegląd wszystkich wpisów, a nie z konkretnego miesiąca.
Dodatkowo Zakup, Koszty i Sprzedaż są podsumowane narastająco od początku roku.
Dolne przyciski:
Po podwójnym kliknięciu w wiersz ksiegi, przechodzimy do ekranu porządkowania. Możemy tutaj korygowac daty księgowania dokumentu oraz, korzystajac z pola Porzadek wymusić inną kolejność dokumentów w księdze. Stanie się to po uzyciu przycisku Uporządkuj opisanego wcześniej. Program, poprzez naciśnięcie przycisku Edytuj dokument, umożliwia przejście bezpośrednio do edycji dokumentu (Zakup/Koszt/Sprzedaż) i poprawianie go.
UWAGA!
Ponieważ KSIĘGA nie uwzględnia remanentu końcowego przy ostatnim (grudniowym) wydruku - to należy ostatni wpis do księgi skorygować o wartość magazynu.
DODATEK "Szukanie i Sortowanie"
Przy wypełnianiu wielu pól programu zdarza się, że powinniśmy wpisać kod lub nazwę,
która spowoduje "wywołanie" z pamięci kompletu informacji o tym co kod (nazwa)
określa. Możesz wtedy posłuży. się "przezroczystym" znakiem @ (ang. wildcard
character).
Znak @ zastępuje dowolny ciąg znaków podczas wyszukiwania.
Program po wpisaniu kodu wyszukuje informację nim oznaczoną.
Jeśli użyliśmy znaku @ to program zazwyczaj znajdzie więcej niż jeden komplet
informacji (rekord). Następnie wyświetli znalezione pozycje w postaci list i umożliwi
nam dokonanie wyboru tej jednej, właściwej. Dozwolone jest też wpisywanie kombinacji
znaku "@" z kombinacje np. B@C, @D@. Duże litery traktowane są na równi z małymi.
Przykłady:
k@ wyszuka koexport
Koprojekt
K9
k 12
@p wyszuka Wykop
PAP
@AN@ wyszuka Panda
VABANK Sp. z o.o.
Na wszystkich ważniejszych listach znajduje się przycisk "Szukaj". Służy on do
wyszukiwania żądanego (lub żądanych) elementów (rekordów) listy.
Innymi słowy przycisk ten zawęża ilość wyświetlanych rekordów (np. faktur) do tych,
które nas w danej chwili interesują.
Wyszukiwanie odbywa się na podstawie klucza-definicji, budujemy go samodzielnie
korzystając z "Edytora wyszukiwania". Zazwyczaj będzie to pewna wartość której
szukamy w danym polu. W lewym okienku edytora znajdują się pola z których
powinniśmy wybrać jedno (do przeszukiwania).
Ze środkowego okienka wybieramy warunek jaki uprzednio wybrane pole ma spełnia..
Następnym krokiem jest wpisanie wartości w/g której - zgodnie z warunkiem - ma odbyć
się przeszukiwanie.
Przykład:
Mając wyświetloną listę towarów w magazynie, chcemy ograniczyć ją do takich których cena sprzedaży netto
jest mniejsza niż 100 zł. Innymi słowy chcemy spośród wszystkich rekordów magazynu znaleźć takie,
które w polu Cena netto mają wpisaną wartość mniejszą niż 100,-.
W tym celu, korzystając ze strzałek, w lewym okienku odnajdujemy napis Cena netto i naciskamy go. Następnie
w środkowym okienku wybieramy napis "jest mniejsze" i przyciskamy go. Następnie z klawiatury
wprowadzamy liczbę 100 (bez spacji i przecinków). Następnie przyciskamy przycisk OK.
Możemy rozbudowywać klucz wyszukiwania wykorzystując łączniki I, Lub, I-Nie.
Dzięki temu możemy w czasie jednego przeszukiwania znaleźć np. towar którego cena
jest mniejsza od 100 ale jednocześnie większa niż 10 zł. Takie przeszukiwanie można
zrealizować w dw.ch posunięciach, tzn. najpierw wyszuka. towary z ceną mniejszą od
100 zł a następnie zada. wyszukiwanie towarów z ceną większą od 10 zł - zaznaczając
uprzednio kwadracik: "Szukaj w wyborze".
Kwadracik ten powoduje bowiem wyszukiwanie nie spośród wszystkich rekordów, ale
wśród tych ostatnio znalezionych.
Sortowanie
Sortowanie list odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku Sortuj.
Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się prosty edytor sortowania.
Zanim jednak rekordy się posortują, musimy zdecydować w/g którego pola mają się
posortować - i to musimy wybrać. Następnie możemy zdecydować o porządku pojawiania
się rekordów na ekranie: rosnąco lub malejąco. Służy do tego strzałka z prawej strony
wybranego pola. Puknięcie w nią zmienia ten porządek.
Indeks
Symbole
4D Firma - Zarządzanie Sprzedażą 30
4D Firma wersja 1.4 30
A
Administracja 9
B
Bilans otwarcia 11, 12
Cena bez podatku 27
Cena Jednostkowa 20
Cena zakupu jednostki miary 12
D
Dane o firmie 8
Data 22
Data faktury 19
DO WYBORU DLA PODATEK 25
Dokument kosztowy 22
dokument PZ 28
DOSTAWC. 32
Drukowanie 33, 34
DRUKOWANIE FAKTUR. 21
E
edytor sortowania 36
Edytor wyszukiwania 35
ewidencja zakupu towarów i usług 34
F
faktura 20
Forma Płatności 19
fotografia 20
G
Grupa VAT 22
H
Hasła 6
I
Ilość 12, 27, 30
Ilość Sprzedawana 19
Imię i Nazwisko szefa 6
Info 33
Instalacja programu 5
K
Karta Magazynowa 20, 23
Kod klienta 19, 31
Kod Towaru 12, 19, 30
Koniec 9
Koszty 7, 34
KSIĘGA 7, 33
M
MAGAZYN 7, 23
Magazyn 12, 29
menu 7
Menu Info 34
Menu "PZ" 29
miejsce na dysku 5
Miesiące 33
Minimum 27
N
Należy zamówić 20
Netto 22
Notatki 19
Nowy Zakup 17
Nr rach 22
Numer Fry 18
Numer NIP 31
O
Okno "Dane Klienta" 31
Okno "Karta Magazynowa - pełny opis towaru" 28
Okno "Podatek VAT" 25
Okno "Pozycja Faktury" 19
Okno "POZYCJE KUPIONE" 16
Okno "PZ" 30
Okno "REJESTRACJA ZAKUPîW" 15
Okno "Wprowadzanie Kosztów" 22
Okno wystawiania faktury 18
Opis 22, 30
Ost cena zakupu 29
P
PIT-5 33
INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA 38
Plik 7 Z
Podatek VAT 25
"podgląd na ekranie" 33
Pozycja Faktury 19
Pozycja netto 20
Pozycja Razem 20
POZYCJE KUPIONE 13, 16
"Z + D" 20
Zakup 34
Zestaw 27
Zmiany 7
znak specjalny "@" 16, 35
Pozycje Kupione 12
Przeglądanie 33
przycisk "Sortuj" 36
przycisk "Szukaj" 35
przycisk "Utwórz go" 12, 25
PZ 28, 30
R
Rejestracja. 8
remanent 11
S
Sortowanie 36
Sprzedaż 34
Sprzedawca 19
Stan magazynu 27
SWW 25
SWW i VAT 8
SWW/KU 24
T
tabulator 15
Termin Płatności 19
Twoje hasło 8
Typ Kosztu 22
U
Użytkownicy 7
Użytkownicy i hasła 6
Urzędy Skarbowe 4, 33
W
Wejdź jako... 7
Wprowadzanie Kosztów 22
wydruk pozycji księgi 4
Wykonaj... 9
Wysłana Ilość 20
Wystawca 22
Wyszukiwanie 35